Cierre de ejercicio CONTPAQi Factura Electrónica
- Fabian Mazariegos
- 7 ene
- 3 Min. de lectura
Actualizado: 19 ene
Si usas CONTPAQi Factura Electrónica y ya estás entrando a un año nuevo (o te salió el clásico error de “la fecha del documento no pertenece a ningún ejercicio”), este artículo es para ti. La idea del cierre de ejercicio es simple: cerrar el año más viejo para poder seguir capturando/facturando en el nuevo sin que el sistema se “atornille”.
En el sistema CONTPAQi Factura Electrónica normalmente trabajas con dos ejercicios abiertos (año vigente y año anterior). Cuando quieres capturar en un tercer año, toca cerrar el ejercicio más antiguo.
1) ¿Qué es “cierre de ejercicio” en CONTPAQi?
Piensa en “ejercicio” como año. Hacer el cierre de ejercicio significa:
Bloquear el año que vas a cerrar para que ya no puedas crear/editar/cancelar/eliminar documentos de ese año.
Mantener disponible el año vigente (y normalmente el inmediato anterior) para operar.
Seguir pudiendo consultar e imprimir lo ya emitido.
2) Antes de darle clic a Cerrar el ejercicio
Haz esto sí o sí antes del cierre:
Nadie dentro del sistema
Cierra sesiones en todas las máquinas. Si alguien se quedó “colgado”, primero resuélvelo (reinicio del equipo servidor si aplica).
Respaldo (copia de seguridad)
El cierre es un proceso “de una sola vía”: mejor tener paracaídas.
Revisa cancelaciones pendientes (ESTO pega muchísimo)
CONTPAQi valida si hay CFDI pendientes por autorizar cancelación o en proceso de cancelación; si existen, te los muestra para que los atiendas antes de cerrar.
Traducción: si dejaste cancelaciones “a medias”, el cierre puede frenarse o darte advertencias.
3) ¿Cómo hacer el cierre de ejercicio en CONTPAQi?
Ojo: según versión, la ruta puede verse como Procesos > Cierre de ejercicio (muy común) o Archivo > Cierre de ejercicio (visto en líneas antiguas). La pantalla final es la misma idea: elegir el año a cerrar y procesar.
Paso 1: Abre la empresa correcta
Parece obvio, pero el 80% de los sustos empiezan con “ups, era otra empresa”.
Paso 2: Entra a Cierre de ejercicio
Ve al menú Procesos (o Archivo) y selecciona Cierre de ejercicio.
Paso 3: Valida el año que vas a cerrar (la parte más importante)
En la ventana verás campos tipo:
Ejercicio a cerrar
Nuevo ejercicio / Ejercicio vigente
Regla de oro: cierra el año más viejo, NO el año que todavía necesitas editar.
Paso 4: Procesa el cierre
Clic en Procesar / Cerrar ejercicio
Confirma el aviso
Al final, normalmente el sistema te ofrece una bitácora (un reporte del proceso). Ábrela si hubo advertencias.
Paso 5: Vuelve a entrar y confirma
Repite entrar a Cierre de ejercicio solo para verificar que:
el ejercicio vigente quedó como esperas
ya te deja capturar/facturar en el año nuevo
4) Después del cierre: una mini auditoría”
Haz estas pruebas para dormir en paz:
Captura un documento de prueba con fecha del año nuevo (aunque sea sin timbrar, si tu flujo lo permite).
Revisa que tus folios/series estén apuntando correctamente para el año nuevo (si manejas series por año).
Entra a tus catálogos (clientes/productos/servicios) y confirma que todo está visible.
Ubica 1 factura del año cerrado y confirma que solo esté en modo consulta (no editable).
Haz otro respaldo ya con el cierre hecho.
5) Errores comunes del cierre y cómo resolverlos
❌ “el documento no pertenece a ningún ejercicio contpaqi facturacion”
Qué significa: ya no tienes abierto el ejercicio donde cae esa fecha, o necesitas cerrar el año más viejo para poder abrir/capturar en el nuevo.
Solución rápida: haz el cierre del ejercicio más antiguo, y vuelve a intentar.
❌ No me deja cerrar porque hay CFDI en cancelación
Causa típica: hay CFDI pendientes por autorizar cancelación o en proceso.
Solución: abre el visor/listado que el sistema te muestra, termina esas cancelaciones (o decide no cancelarlas) y vuelve a correr el cierre.
❌ “Ya cerré y ahora no puedo modificar una factura del año cerrado”
Eso es normal: el cierre bloquea edición/cancelación/eliminación de documentos del ejercicio cerrado. Por eso el checklist.
❌ “No me deja ejecutar Cierre de ejercicio”
Si tu licencia está vencida y el sistema entra en modo consulta, puede bloquear procesos (incluido “cierre de ejercicio”). En cartas técnicas de Factura Electrónica se menciona que en modo consulta no se pueden ejecutar procesos del sistema y se lista explícitamente “Cierre de ejercicio” como uno de ellos.
Solución: regulariza renovación/actualización, y luego ejecutas el cierre.
6) Tips de expertos en Factura Electrónica
No cierres “por costumbre”: cierras cuando el sistema te lo pide (por año nuevo / error por ejercicios).
Respaldo antes y después: antes por seguridad, después para congelar el “estado correcto”.
Si tienes dudas del año a cerrar, DETENTE: el cierre mal hecho es como mandarle “Enviar” a un correo que no iba… pero con consecuencias.