Cómo dar de alta y baja a un empleado en CONTPAQi Nóminas
Dar de alta o de baja a un empleado en CONTPAQi Nóminas requiere elegir el procedimiento correcto según la situación del trabajador. No es lo mismo registrar a un empleado nuevo, calcular su finiquito, aplicar una baja sin finiquito, deshacer una baja capturada por error o eliminar definitivamente un registro.
En esta guía encontrarás los pasos para realizar cada proceso, corregir fechas de alta o baja y utilizar la herramienta NomModificaABRSQL cuando el historial del empleado presenta inconsistencias.
Importante: antes de realizar una baja, un reingreso o cualquier modificación en el historial del trabajador, genera un respaldo de la empresa. Los nombres de algunos botones o campos pueden cambiar ligeramente según la versión instalada de CONTPAQi Nóminas.
Diferencias entre dar de baja, finiquitar y eliminar a un empleado
Antes de modificar la información del trabajador, identifica qué procedimiento necesitas realizar:
Necesidad | Procedimiento recomendado |
Registrar a un trabajador nuevo | Dar de alta al empleado |
Terminar la relación laboral y calcular las cantidades correspondientes | Procesar el finiquito |
Cambiar el estado del trabajador sin calcular finiquito | Dar de baja desde el catálogo |
Corregir una baja o finiquito equivocado | Deshacer Baja/Finiquito |
Corregir fechas de alta, baja o reingreso | Utilizar NomModificaABRSQL |
Contratar nuevamente al mismo trabajador | Registrar un reingreso |
Borrar un registro creado por equivocación | Eliminar al empleado, únicamente si no tiene movimientos |
Dar de baja a un empleado conserva su historial dentro de la empresa. Eliminarlo significa borrar definitivamente su registro, por lo que esta última opción solo debe utilizarse cuando el empleado fue creado por error y todavía no tiene movimientos de nómina.
Antes de dar de alta o baja a un empleado
Realiza estas verificaciones antes de comenzar:
Confirma que estás trabajando en la empresa correcta.
Revisa el tipo y las fechas del periodo vigente.
Genera un respaldo de la empresa.
Verifica el código, RFC, CURP y número de seguridad social del empleado.
Determina si necesitas una baja, un finiquito, una corrección o un reingreso.
Confirma si existen recibos de nómina timbrados relacionados con el trabajador.
Evita que otros usuarios modifiquen la empresa durante el procedimiento.
El respaldo es especialmente importante cuando utilizarás una utilería o modificarás el historial de altas, bajas y reingresos.
Cómo dar de alta a un empleado en CONTPAQi Nóminas
El alta crea el registro con el que CONTPAQi Nóminas calculará los sueldos, prestaciones, deducciones, cuotas y recibos electrónicos del trabajador.
1. Ingresa al Catálogo de empleados
Abre la empresa correspondiente y entra al menú:
Catálogos → Empleado
También puedes ingresar desde el acceso directo Empleados disponible en la barra de herramientas.
Dentro del catálogo, selecciona la opción para crear un registro nuevo.
2. Asigna el código del empleado
Captura el código que identificará al trabajador dentro de la empresa.
Antes de guardarlo, verifica que:
No esté asignado a otro trabajador.
Respete la mascarilla configurada para los códigos.
Sea congruente con el control interno de la empresa.
El código del empleado será utilizado en reportes, prenómina, incidencias, movimientos e interfaces con otros sistemas.
3. Captura los datos generales
Registra la información solicitada por el sistema, entre ella:
Nombre completo.
Fecha de nacimiento.
RFC.
CURP.
Código postal fiscal.
Estado civil.
Correo electrónico.
Datos de contacto.
El nombre, RFC, CURP y código postal deben coincidir con la información fiscal del trabajador para evitar errores al timbrar el CFDI de nómina.
4. Configura la información laboral
Captura los datos relacionados con la contratación:
Fecha de alta.
Tipo de contrato.
Tipo de régimen.
Tipo de jornada.
Puesto.
Departamento.
Tipo de periodo.
Base de cotización.
Salario diario.
Salario base de cotización.
Tipo de prestaciones.
Condición de sindicalizado, cuando corresponda.
Revisa con especial atención la fecha de alta y el tipo de periodo. Estos datos influyen en el cálculo de días trabajados, antigüedad, vacaciones, aguinaldo y otras prestaciones.
5. Registra los datos del IMSS e INFONAVIT
En la sección correspondiente captura:
Número de seguridad social.
Registro patronal.
Tipo de cotización.
Base de cotización.
Unidad médica familiar, cuando aplique.
Información del crédito INFONAVIT, si existe.
La captura del empleado en CONTPAQi Nóminas no sustituye los avisos o movimientos que deban presentarse ante el IMSS, el SAT u otras autoridades.
6. Guarda y valida el alta
Guarda el registro y verifica que el empleado:
Aparezca en el catálogo.
Tenga estatus de alta.
Esté asignado al tipo de periodo correcto.
Aparezca en la prenómina correspondiente.
Tenga correctamente registrados su salario y fecha de ingreso.
Antes de calcular la primera nómina, revisa nuevamente sus datos fiscales y laborales.
Cómo dar de baja a un empleado en CONTPAQi Nóminas
Existen dos formas principales de registrar una baja: mediante el proceso de finiquito o directamente desde el catálogo de empleados.
La opción correcta depende de si necesitas calcular y pagar las cantidades derivadas de la terminación laboral.
Opción 1: dar de baja mediante el proceso de finiquito
Este es el procedimiento indicado cuando debes calcular conceptos como días pendientes, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo proporcional u otras percepciones y deducciones.
Pasos para procesar el finiquito
Genera un respaldo de la empresa.
Ingresa al periodo correspondiente.
Ve al menú Procesos → Finiquito.
Selecciona al empleado.
Captura la fecha de baja o finiquito.
Revisa los días trabajados y la antigüedad.
Calcula el finiquito.
Verifica las percepciones y deducciones.
Confirma los importes.
Selecciona Realizar baja o Realizar baja y emitir, según el procedimiento requerido.
Valida que el empleado aparezca con estatus de baja.
Revisa la emisión y timbrado del CFDI correspondiente.
No confirmes la baja hasta revisar los importes. Si el recibo ya fue timbrado, cualquier corrección posterior puede requerir la cancelación del CFDI y la repetición del proceso.
Opción 2: dar de baja desde el Catálogo de empleados
Esta opción puede utilizarse cuando únicamente necesitas registrar el cambio de estado del trabajador y no realizarás el cálculo de un finiquito desde ese proceso.
Ve a Catálogos → Empleado.
Busca al trabajador por código o nombre.
Abre su registro.
Selecciona la opción Baja.
Captura la fecha correspondiente.
Confirma el movimiento.
Guarda los cambios.
Verifica que el empleado aparezca con estatus de baja.
Una baja realizada desde el catálogo no calcula automáticamente las cantidades de un finiquito ni sustituye el cumplimiento de las obligaciones laborales, fiscales o de seguridad social correspondientes.
Cómo deshacer una baja en CONTPAQi Nóminas
Si la baja se realizó por equivocación, primero determina cómo fue generada.
Si la baja fue resultado de un finiquito
Ingresa a:
Procesos → Finiquito → Deshacer Baja/Finiquito
Selecciona al trabajador y verifica si el sistema permite deshacer el proceso.
Cuando el recibo de finiquito ya fue timbrado, primero debe revisarse el estado fiscal del CFDI y realizarse la cancelación correspondiente. No recalcules ni vuelvas a timbrar hasta confirmar que el comprobante anterior se encuentra correctamente cancelado.
Después de deshacer el finiquito:
Confirma que el empleado vuelva a estar activo.
Corrige la información necesaria.
Calcula nuevamente el finiquito.
Revisa los importes.
Realiza la baja.
Emite el nuevo recibo cuando corresponda.
Si la fecha de baja quedó registrada incorrectamente
Cuando el historial conserva una fecha equivocada o la opción normal no resuelve la inconsistencia, puede ser necesario utilizar la herramienta NomModificaABRSQL.
Cómo modificar fechas de alta, baja o reingreso con NomModificaABRSQL
NomModificaABRSQL es una utilería utilizada para corregir registros de alta, baja y reingreso de empleados en la base de datos de CONTPAQi Nóminas.
Debe utilizarse con precaución y únicamente después de crear un respaldo.
1. Genera un respaldo de la empresa
Antes de ejecutar la herramienta, realiza un respaldo completo de la empresa donde modificarás al empleado. Conserva el respaldo hasta haber validado que el historial y los cálculos funcionan correctamente.
2. Cierra la empresa
Cierra la empresa en CONTPAQi Nóminas. No siempre es necesario cerrar completamente el sistema, pero ningún usuario debe estar modificando la empresa durante el proceso.
3. Ejecuta NomModificaABRSQL como administrador
Localiza la utilería y utiliza la opción:
Clic derecho → Ejecutar como administrador
Evita descargar ejecutables desde sitios desconocidos. Utiliza únicamente archivos proporcionados por CONTPAQi o por un distribuidor autorizado y verifica que sean compatibles con la versión instalada.
4. Selecciona la empresa
En la ventana de la utilería:
Selecciona la empresa correspondiente.
Haz clic en Iniciar.
Espera a que se cargue la información.
5. Busca al empleado
Selecciona el código del empleado cuya fecha necesitas modificar.
Antes de continuar, confirma que el nombre, código y empresa sean correctos.
6. Corrige la fecha
Si necesitas sustituir una fecha:
Selecciona el registro incorrecto.
Haz clic en Eliminar o Borrar fecha.
Captura la fecha correcta.
Agrega el nuevo registro.
Haz clic en Ordenar fechas y evaluar.
Las fechas deben mantener una secuencia lógica. Una baja no puede quedar antes del alta y un reingreso debe ser posterior a la baja correspondiente.
7. Reconstruye el historial del empleado
Después de modificar la fecha, cierra la utilería e ingresa nuevamente a CONTPAQi Nóminas. Genera otro respaldo y entra a:
Herramientas → Utilerías → Reconstrucción del historial del empleado
Selecciona:
Tipo de periodo.
Ejercicio.
Periodo inicial.
Código del empleado.
Activa las primeras tres opciones:
Revisar fechas de bajas y reingresos.
Revisar incidencias de días y horas.
Revisar fechas de modificaciones de salario.
Haz clic en Iniciar y espera a que termine el proceso.
8. Valida el resultado
Ingresa al Catálogo de empleados y comprueba:
Fecha de alta.
Fecha de baja.
Fecha de reingreso.
Estatus actual.
Tipo de periodo.
Historial del trabajador.
También revisa que el empleado aparezca correctamente en la prenómina y que la reconstrucción no haya generado errores.
Cómo reingresar a un trabajador en CONTPAQi Nóminas
Cuando una persona que anteriormente fue dada de baja vuelve a trabajar en la empresa, normalmente debe utilizarse el mismo registro y aplicar un reingreso.
Entra a Catálogos → Empleado.
Busca al trabajador dado de baja.
Abre su registro.
Selecciona la opción Reingreso.
Captura la nueva fecha de ingreso.
Revisa el puesto, departamento, salario y tipo de periodo.
Actualiza sus datos fiscales y laborales si cambiaron.
Guarda el movimiento.
Confirma que el estatus aparezca como reingreso.
Verifica que el trabajador aparezca en la prenómina.
Utilizar el registro existente permite conservar su historial y acumulados. Crear otro empleado con el mismo RFC o CURP puede ocasionar duplicidades y errores en los procesos anuales.
A partir de CONTPAQi Nóminas 18.2.2 se corrigió un problema relacionado con el registro de las fechas de alta, baja y reingreso cuando el trabajador había sido dado de baja en un periodo anterior y reingresaba en el periodo vigente.
Cómo eliminar un empleado en CONTPAQi Nóminas
Eliminar un empleado no es lo mismo que darlo de baja. La eliminación solo debería utilizarse cuando el registro fue creado por equivocación y todavía no tiene movimientos, recibos, acumulados o información histórica.
Pasos para intentar eliminarlo
Ingresa a Catálogos → Empleado.
Busca el registro por código o nombre.
Selecciona al empleado.
Haz clic en Eliminar.
Lee el mensaje de confirmación.
Confirma únicamente si estás seguro de borrar definitivamente la información.
Si el trabajador ya tiene movimientos, el sistema puede impedir la eliminación. En ese caso no se recomienda borrar información directamente en SQL, porque puede generar inconsistencias en periodos, acumulados, reportes y cálculos anuales. Lo correcto normalmente será conservar el registro con estatus de baja.
Errores frecuentes al dar de alta o baja empleados
El empleado no aparece en la prenómina
Revisa que esté asignado al tipo de periodo correcto, que la fecha de alta corresponda al periodo y que su estatus sea alta o reingreso.
La fecha de baja es incorrecta
Si el finiquito todavía puede deshacerse, utiliza Deshacer Baja/Finiquito. Cuando el error permanece en el historial, revisa si corresponde utilizar NomModificaABRSQL.
No aparece la opción para reingresar al trabajador
Verifica que el empleado tenga estatus de baja, que estés trabajando en el periodo correcto y que no exista una inconsistencia en sus fechas.
CONTPAQi Nóminas no permite eliminar al empleado
El registro probablemente ya tiene movimientos o información histórica. En lugar de eliminarlo, conserva al trabajador con estatus de baja.
El sistema detecta un RFC o CURP duplicado
Busca si el trabajador ya existe en el catálogo. Si fue contratado nuevamente, utiliza la función de reingreso en lugar de crear otro código.
Existen inconsistencias en las fechas de alta, baja o reingreso
Genera un respaldo, verifica la secuencia de las fechas y utiliza la reconstrucción del historial del empleado después de cualquier corrección.
Proceso para modificar las fechas de altas y bajas en vídeo tutorial
Preguntas frecuentes
¿Cómo dar de baja a un empleado en CONTPAQi Nóminas?
Puedes darlo de baja mediante el proceso de Finiquito o desde el Catálogo de empleados. Utiliza Finiquito cuando necesites calcular y emitir las cantidades correspondientes a la terminación laboral.
¿Cómo eliminar una baja en CONTPAQi Nóminas?
Si la baja se generó mediante un finiquito, utiliza Deshacer Baja/Finiquito. Si la fecha quedó registrada incorrectamente en el historial, puede ser necesario utilizar NomModificaABRSQL y reconstruir el historial del empleado.
¿Dar de baja y eliminar a un empleado es lo mismo?
No. La baja conserva el historial del trabajador, mientras que la eliminación borra definitivamente su registro. Un empleado con movimientos normalmente debe conservarse con estatus de baja.
¿Cómo cambiar la fecha de baja de un empleado?
Primero revisa si puedes deshacer la baja o el finiquito desde el sistema. Para inconsistencias en el historial puede utilizarse NomModificaABRSQL, siempre con un respaldo previo.
¿Cómo reingresar a un trabajador en CONTPAQi Nóminas?
Busca su registro en el Catálogo de empleados, selecciona Reingreso, captura la nueva fecha y actualiza sus condiciones laborales. No es recomendable crear otro empleado con el mismo RFC o CURP.
¿Dónde descargar NomModificaABRSQL?
La utilería debe obtenerse mediante un distribuidor autorizado. Evita descargar ejecutables desde enlaces desconocidos y confirma que sean compatibles con la versión instalada.
¿La baja en CONTPAQi sustituye el aviso ante el IMSS?
No. El registro de la baja dentro del sistema no sustituye los avisos, movimientos o trámites que deban presentarse ante el IMSS u otras autoridades.
¿Necesitas ayuda con el alta, baja o reingreso de empleados?
Si necesitas aprender el proceso completo o resolver una inconsistencia en el historial de un trabajador, puedes contratar capacitación personalizada en línea de CONTPAQi Nóminas.
La capacitación se adapta a tu empresa y al proceso que necesitas realizar: alta de empleados, cálculo de nómina, finiquitos, bajas, reingresos, corrección de errores o timbrado de recibos. Puedes solicitar capacitación personalizada por WhatsApp:
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